Die KIV Thüringen GmbH – Ihr Kommunaler IT-Dienstleister – arbeitet verstärkt an der Digitalisierung der Thüringer Kommunen und der Umsetzung der Aufgaben aus dem Online-Zugangsgesetz (OZG) sowie dem Thüringer E-Government-Gesetz. Dazu stehen wir ständig im engen Kontakt mit dem Land, den kommunalen Spitzenverbänden, den Kommunen und unseren Partnern. Folgenden Stand haben wir derzeit erreicht.

 

Abgeschlossene Projekte

E-Rechnung Step 1

Im Rahmen eines Förderprojekts zur Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung Step 1) wurden 75 Kommunen an die Archivlösung und den Langzeitspeicher im Rechenzentrum der KIV angeschlossen. Sie sind nun in der Lage, elektronische Rechnungen aus dem Bundes-/Landesportal zu empfangen, rechtssicher im Langzeitspeicher zu archivieren, mittels der Archivsoftware herunterzuladen und zu bearbeiten.

Pilotprojekt E-Rechnung

Neun Verwaltungen sind bereits einen Schritt weiter. Diese können ihre elektronischen Rechnungen bereits medienbruchfrei aus der Archivsoftware in das HKR-Programm übernehmen. Hier werden mittels fortgeschrittener elektronischer Signaturen die Rechnungen sachlich und rechnerisch richtig gezeichnet und angeordnet. Die entstandenen Dokumente und weitere Informationen werden an die Archivsoftware zurückgespielt und rechtssicher langzeitarchiviert. Dieses Projekt dient als Blaupause für die kommenden Förderprojekte, deren Teilnehmer als Nachnutzer von den Erkenntnissen profitieren. In diesem Zusammenhang möchten wir uns bei den beteiligten Kommunen für die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit bedanken.

 

Begonnene Projekte

Anbindung AutiSta an ThAVEL

Über siebzig Verwaltungen haben die Bestätigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns für dieses erste OZG-Projekt erhalten. Dabei geht es um die Anbindung der Standesamts-Fachsoftware AutiSta an ThAVEL. Bürger können über die jeweilige ThAVEL-App der Verwaltung Eheurkunden, Geburtsurkunden, Lebenspartnerschaftsurkunden und Sterbeurkunden bestellen. Die Anträge werden an das Kommunal-Gateway im Rechenzentrum der KIV gesandt und dort in X-Personenstandsdokumente umgewandelt. Diese werden im Langzeitspeicher rechtssicher archiviert und direkt in die Fachsoftware AutiSta zur weiteren Bearbeitung eingespielt. Um die Abwicklung des Projekts zu beschleunigen, haben wir den zeitraubenden Schritt der Bearbeitung erforderlicher Anträge vorgezogen. Unmittelbar nach Bestätigung der Förderanträge werden die Arbeiten im Rahmen weniger Wochen umgesetzt und das Projekt abgeschlossen.

E-Rechnung Step 2

Hier befinden wir uns im Prozess der Antragstellung. Die Anträge sind abgeglichen und vorbereitet und werden in Kürze dem Fördermittelgeber übergeben. Das Projekt setzt auf seinem Vorgänger auf und hebt die nächsten zwanzig Verwaltungen auf den Stand der Pilotkunden, so dass diese ebenfalls medienbruchfrei elektronische Rechnungen komplett bearbeiten können. Ausdruck und manueller Durchlauf entfallen. Rechnungen für Thüringer Verwaltungen müssen derzeit nicht digital als elektronische Rechnung übermittelt werden. Da dies zu zwei verschiedenen Workflows innerhalb der Verwaltung führt (bisheriger Workflow + elektronische Rechnung), wird hier ein weiteres Feature angeboten. Alle auf herkömmlich Weg eingehenden Rechnungen könnte gescannt und in eine Cloud hochgeladen werden. Ein Dienstleister konvertiert die dabei entstandenen PDF-Dokumente in elektronische Rechnungen und stellt diese wieder zur Verfügung, so dass nur noch der neue Workflow in der Verwaltung durchgeführt werden muss. Dieses Feature wird auch den Pilotkunden nach Fertigstellung zur Verfügung gestellt. Die Umsetzung (Abwicklung Förderanträge, Bestellung Lizenzen, Integration Signaturen, Ausrollen der Lösung, Datenschutzarbeiten und Schulungen) in den Verwaltungen wird jeweils ca. 4 Monate in Anspruch nehmen. Weitere Förderanträge sind für den Sommer geplant.

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Hinblick auf die Einführung der E-Akte

16 Mitgesellschafter führen derzeit mit der KIV das DMS Regisafe ein. Das Fördervorhaben ist bestätigt und befindet sich derzeit in der Umsetzung. Die erforderlichen Lizenzen sind bestellt. Die Einführung ist kundenspezifisch komplex und mit den einzelnen Arbeitsschritten (u.a. Installation, Anpassung, Datenschutzarbeiten und Schulungen) langfristig angelegt. Gegenwärtig wird daher an individuellen Zeitplänen gearbeitet, um die anvisierte Projektzeit von ca. 1,5 Jahren effektiv zu nutzen.
Weitere Fördercluster sind geplant, Verwaltungen können dazu ihr Interesse bekunden und sich dazu mit unserem Vertrieb bzw. unserem Team „E-Akte“ in Verbindung setzen.

Einführung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS)

Mehr als fünfzig Verwaltungen haben ihr Interesse an der u.a. vom Thüringer Landesrechnungshof geforderten Einführung eines ISMS bekundet. Die erforderlichen Rückmeldungen und Informationsübermittlungen sind im Wesentlichen abgeschlossen, so dass das Antragsverfahren gestartet werden kann. Dazu werden in den nächsten Tagen die Förderanträge finalisiert und den Verwaltungen übergeben. Nach Fertigstellung aller erforderlichen Unterlagen wird die Maßnahme beantragt und unverzüglich umgesetzt. Das Projekt ist in diverse einzelne Arbeitsschritte unterteilt und wird unter Beachtung der Corona-bedingten Einschränkungen durchgeführt. In jedem Arbeitsschritt wird ein Online-Workshop abgehalten, in dem die durchzuführenden Tätigkeiten erläutert werden. Diese Tätigkeiten werden durch die Verwaltungen in enger Abstimmung mit dem KIV-Team Datenschutz durchgeführt. Die anschließende Erfolgskontrolle leitet in den nächsten Arbeitsschritt über. Bis zum eigentlichen Projektstart wird ein konkreter Zeitplan erarbeitet und den Projektteilnehmern übermittelt. Die Projektdauer wird auf etwa 1,5 Jahre veranschlagt.

Geplante Projekte

Bei den Projekten, die sich in der Planungsphase befinden, konzentrieren wir uns auf die Schwerpunkte OZG und Digitale Agenda. Beim Schwerpunkt OZG sind intensive Vorarbeiten und Absprachen erforderlich, um den genauen Umfang und die Reihenfolge der Projekte – auch im Hinblick auf zu erwartende EfA-Leistungen – zu definieren.

Einführung der Digitalen Agenda

Hier befinden wir uns bereits in der Vorbereitungsphase der Akquise. Die Planungen für die Projektdurchführung sind komplett abgeschlossen, erste Verwaltungen haben ihr Interesse angemeldet. Die jeweiligen Projekte werden im Rahmen förderfähiger Initialberatungen durchgeführt. Als Ergebnis erhalten die Projektteilnehmer eine Vorlage für die Digitale Agenda mit allen Handlungsfeldern und entsprechenden Umsetzungsvorschlägen. Das Handlungsfeld E-Government ist dabei umfänglich behandelt und ausformuliert und wird konkrete Empfehlungen enthalten wie z.B. Anschaffung neuer Soft- und Hardware, Einführung von Fachverfahren, Teilnahme an bestimmten Förderprojekten u.a. Damit werden Verwaltungen in die Lage versetzt, einerseits die Anforderungen diverser Handlungsfelder (Tourismus, Bürgerteilhabe, Breitbandausbau u.a.) zu identifizieren und in Eigenregie umzusetzen und andererseits konkrete Umsetzungen zur Digitalisierung und OZG-Einführung anzugehen.
Sie haben Interesse? Bitte setzen sich dazu mit unserem Vertrieb bzw. unserem Team „Digitalisierung/E-Government“ in Verbindung.

Umsetzung von OZG-Vorhaben

Die Umsetzung des OZG stellt die Thüringer Kommunen vor erhebliche Herausforderungen. Als Kommunaler IT-Dienstleister stehen wir Ihnen im Rahmen von Fördervorhaben zur Seite. Gemeinsam mit dem Land und den kommunalen Spitzenverbänden identifizieren wir die relevanten OZG-Leistungen und treffen erforderliche Absprachen mit allen Beteiligten. Die Umsetzung von OZG-Leistungen ist dabei teilweise hochkomplex.

So umfasst z.B. die OZG-Lebenslage Abfallentsorgung unterschiedliche Leistungen (Abfallgebühr, Sperrmüll, Altpapier, Bioabfall, Gartenabfall, Hausmüll, Problemstoffe, Rückgabe von Altbatterien, Elektroschrott, Wertstoffe, Anmeldung und Abmeldung Abfallbehälter) mit unterschiedlichen Anforderungen.

Dabei ist in Thüringen das Antragsverfahren ThAVEL gesetzt, d.h. alle Anträge für OZG-Leistungen werden über ThAVEL gestellt. Diese Anträge müssen möglichst medienbruchfrei digital in den Verwaltungen ohne größeren Aufwand bearbeitet werden können. Dafür wandelt das Kommunal-Gateway die Anträge in Formate um, die von den jeweiligen Fachverfahren in den Verwaltungen bearbeitet werden kann. Für viele OZG-Anträge stehen aber keine Fachverfahren zur Verfügung. In diesem Fällen führen wir das individuell anpassbare Workflowmanagementsystem ThÜKOS zur schrittweisen Abarbeitung der Anträge ein.

Dieses Prinzip soll bei allen Projekten zum Einsatz kommen. Um die umfangreichen Arbeiten mit den begrenzten Ressourcen zu koordinieren, haben wir uns zu folgender Vorgehensweise entschlossen.

  1. Die umzusetzenden OZG-Leistungen sind bereits zu einem großen Teil priorisiert.
  2. Im Rahmen von Mitgesellschafter-Workshops werden Projektpartner gewonnen und je umzusetzender OZG-Leistung ein Digitallabor eingeführt.
  3. Ein Projektpartner als Themenpate entwickelt mit der KIV im Rahmen eines Förderprojekts die erforderlichen Schnittstellen. Mit zwei weiteren Partnern wird ein Förderprojekt „Digitallabor“ durchgeführt. Einige Interessensbekundungen liegen dazu bereits vor.
  4. Nach Bewertung und Einordnung rechtlicher Grundlagen werden Datenfelder für die Entwicklung einer ThAVEL-App bereitgestellt. Eine Prozessbeschreibung dient der Erstellung des kompletten Antragsverfahrens mit Übergabe  an die Fachverfahren bzw. die Entwicklung eines Muster-Clients in ThüKOS. Eine Leistungsbeschreibung wird für die Nachnutzung im Zuständigkeitsfinder bereitgestellt.
  5. Das Ergebnis besteht in der Bereitstellung einer sofort und komplett nachnutzbaren Lösung in der Version 1.0.

 

Wir rechnen damit, dass diese Lösungen in den nächsten Monaten rasch geplant, entwickelt und zur Verfügung gestellt werden können.

Diese Lösungen können dann im Rahmen eines weiteren Förderprojekts gesammelt durch interessierte Verwaltungen unmittelbar nachgenutzt werden. Dadurch können bis zum Stichtag 31.12.2022 zahlreiche OZG-Leistungen relativ rasch durch viele Verwaltungen ihren Bürgern zur Verfügung gestellt werden.

Sie wollen Themenpate werden und/oder in einem Digitallabor mitarbeiten und dadurch die Entwicklung der spezifischen OZG-Lösungen maßgeblich mitbestimmen? Gern steht Ihnen unser Team „Digitalisierung/E-Government“ zur Verfügung.

 

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme

Team Vertrieb

Ricky Bierig (Leiter Vertrieb, Datenschutz)
+49 3621 45 08 62
+49 176 100 235 28

Gerd Bollmann (Kommunalberater, Datenschutz)
+49 3621 45 08-23
+49 176 101 474 08

Frank Förster (Kommunalberater)
+49 3621 45 08-21
+49 176 100 235 64

 

Team Digitalisierung/E-Government

Gmilkowsky, Thomas (Leitung)
+49 3621 45 08 (0) 15

Ralph Knobelsdorf (Beauftragter E-Government)
+49 3621 45 08-22
+49 176 100 235 29

Friederike Wilkening
+49 3621 45 08-26

Elisabeth Kürsten
+49 3621 45 08-28

Team E-Akte

Raimo Schewe (Support regisafe)
+49 3621 45 08 83

 

Team Datenschutz

Ricky Bierig (Leiter Vertrieb, Datenschutz)
+49 3621 45 08 62
+49 176 100 235 28

Michael Stiller
+49 3621 45 08 65