E-Rechnung als Treiber der Digitalisierung

Wie auf dem 1. E-Government Kongress Thüringen durch den Staatssekretär und CIO des Landes Thüringen dargestellt, ist die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen mittlerweile keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Die E-Rechnung ist dabei ein wesentlicher Treiber, denn für deren Einführung besteht für alle öffentliche Einrichtungen ab November 2019 eine Pflicht. Mit dem medienbruchfreien Austausch strukturierter Daten in den Finanzprozessen wird somit die Basis zur Erschließung neuer Technologien und Geschäftsfelder für eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung in den Verwaltungen gelegt.

Elektronische Rechnungen und deren medienbruchfreie Bearbeitung sind nicht das Endergebnis der Digitalisierung, sondern Voraussetzung für jede Verwaltung, um mit der fortschreitenden Digitalisierung und der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) Schritt halten zu können.

 

Vorsprung durch Daten

Ein durchgängig elektronischer Prozess, beginnend mit dem Eingang elektronischer Rechnungen oder der Digitalisierung von Papierrechnungen während des Posteingangs und der anschließenden medienbruchfreien Verarbeitung (Genehmigung, Anordnung, Zahlung, Archivierung) hat einen entscheidenden Vorteil: Verwaltungen verfügen damit über strukturierte Daten, die Dank der durchgängigen elektronischen Abwicklung eine hohe Qualität aufweisen. Die Vorgänge vereinfachen sich, die Bewirtschaftung wird erleichtert und das Wiederfinden von Informationen im alltäglichen Geschäftsprozess und für Prüfbehörden ist wesentlich schneller, effizienter und im Ergebnis kostensparender.

 

Gesetzlicher Rahmen

E-Government-Gesetz, ERechG

Laut E-Rechnungs-Gesetz sowie E-Rechnungs-Verordnung ist eine elektronische Rechnung (§4a Abs. 2 E-GovG, §2 Abs. 1 und 2 E-RechV) entsprechend den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Sie gilt ab dem 27.11.2019 für die Länder, Kommunen und alle anderen öffentlichen Auftraggeber. Das verpflichtet öffentliche Verwaltungen, entsprechende Vorbereitungen zu treffen, damit sie den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Speicherung elektronischer Rechnungen fristgerecht garantieren können.

Rechtlich zulässig sind damit Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen (XRechnung) sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format sowie einer Bilddatei bestehen, wie dies z. B. beim ZUGFeRD-Format 2.0 der Fall ist. Die Basis der E-Rechnungs-Verordnung ist der sogenannte XRechnung-Standard, ein reines XML-Datensatzformat, das nicht mehr mit dem menschlichen Auge lesbar und ausschließlich IT-gestützt bearbeitbar ist.

Im Zuge der Umsetzung der Digitalisierung im Freistaat Thüringen ergeben sich aus dem eGovernment-Gesetz zusätzlich folgende Punkte:

Thüringer Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (Thüringer E-Government-Gesetz -ThürEGovG -) vom 10. Mai 2018

§ 14 Elektronischer Rechnungsempfang

(1) Elektronische Rechnungen, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen von Auftraggebern im Sinne des § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) mit Sitz in Thüringen ausgestellt wurden, sind zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von dem Geltungsbereich nach § 1 und unabhängig davon, ob der Wert des vergebenen öffentlichen Auftrags, des vergebenen Auftrags oder der Vertragswert der vergebenen Konzession den nach § 106 GWB jeweils maßgeblichen Schwellenwert erreicht oder überschreitet. Vertragliche Regelungen, die die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, bleiben unberührt.

(2) Eine Rechnung ist elektronisch, wenn

sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und

das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

 

Im Rahmen der Bearbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich bestimmte Anforderungen, welche den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen müssen:

Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung nach GoB, HGB §61 (Doppik) sowie ThürGemHV (Kameralistik)

Elektronische Rechnungen müssen

  • im selben Format archiviert werden, in welchem sie eingegangen sind (PDF als PDF, E-Mail als E-Mail, Datensatz als Datensatz),
  • eine Umwandlung, beispielsweise in eine Bilddatei zur weiteren Verarbeitung, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen bei diesem Vorgang vorgenommen werden, zulassen können,
  • während der kompletten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.

Um diese Vorschriften einzuhalten, bieten wir Ihnen eine kostengünstige Möglichkeit der Ablage von Dokumenten in einem revisionssicheren, zertifizierten Langzeitarchiv an. Hier können Sie unabhängig vom eingesetzten Finanzverfahren und Dokumentenmanagementsystem Dokumente für einen minimalen monatlichen Betrag langzeitarchivieren.

Das müssen die Beteiligten beachten

Bestimmte Bestandteile müssen beide Vertragsparteien bei der Nutzung von E-Rechnung beachten bzw. aufführen.

  1. Beide Parteien (Sender, Empfänger) müssen der elektronischen Rechnung zustimmen.
  2. Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden.
  3. Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein (z. B. digitale Signatur, De-Mail).
  4. Die Unversehrtheit der Rechnung muss garantiert sein.
  5. Alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein.

Siehe auch Elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge ist verpflichtend

 

Gleitende Wege zur Digitalisierung

Da die Einführung der Digitalisierung die Verwaltungen vor neue Aufgaben und Herausforderungen stellt, muss dieser Prozess geplant, organisiert und letztlich auch umgesetzt werden.

Im Rahmen der eGovernment-Initiative des Bundes und des Landes wird derzeit ein Portal (Landeslösung zur Einführung der E-Rechnung) aufgebaut (siehe GStB-N 87/2018), welches eine Vielzahl elektronischer Rechnungen in unterschiedlichen Formaten empfangen und in das XRechnung-Format zur Weiterverarbeitung in Ihrem Finanzwesen wandeln kann (siehe Pressemitteilung). Das Land Thüringen plant derzeit die Nutzung des Bundesportal (siehe Pressemitteilung eRechnungsportal ). Dieses Portal ist keine Fachanwendung und soll nach Aussagen des Landes Thüringen auch den Kommunen zugänglich sein. Dabei bietet es für eine Übergangsfrist die Möglichkeit der Anzeige, nicht aber des Ausdrucks elektronischer Rechnungen. Eine „Re-Analogisierung“ in Papier wird somit nur kurzfristig möglich sein, was die Verwaltungen nicht von der Einführung der Digitalisierung befreit! Ziel des Portals ist es, kleinen Unternehmen und Gewerbetreibenden die Möglichkeiten zu geben, auf einen einfachen Weg Papierrechnungen in elektronische Rechnungen zu wandeln.

Um einen wirklichen Mehrwert zu generieren, sollte der Fokus bei der Einführung der E-Rechnung nicht nur auf dem „reinen“ Empfang der Rechnung, sondern eher auf den durchgängig innerhalb der Verwaltung etablierten, medienbruchfreien Prozessen liegen. Nur wenn der gesamte Rechnungseingang (auch die Papier-Rechnungen) digital verarbeitet wird, kann eine Kosteneinsparung (Aufwand, Zeit, Prozesse) erzielt werden.
Mit der Digitalisierung des Rechnungsdurchlaufs führen Sie eine Reihe von Komponenten ein, welche in der Folge auch für weitere eGovernment-Projekte mit genutzt werden können:

  • Elektronischer Posteingang – für die Digitalisierung sämtlicher eingehender Post und deren medienbruchfreier Weiterverarbeitung in den Fachbereichen; der Posteingang ist sofort in den Abteilungen und Bereichen verfügbar, kann weitergeleitet und bearbeitet werden.
  • Elektronische Signatur bzw. Unterschrift – welche weiter ausgebaut werden kann, sodass im ersten Schritt interne Prozesse durchgängig elektronisch abgewickelt werden können (z.B. Urlaubsantrag, Genehmigungen, Anträge) und in einem weiteren Schritt auch Prozesse rechtssicher nach außen hin signiert werden können (z.B. Verträge).
  • Dokumentenmanagementsystem (DMS) – im Ergebnis des E-Rechnung-Prozess‘ werden sowohl das Eingangsdokument (eRechnung, digitalisierte Papierrechnung über Posteingang) als auch sämtliche hierzu erstellten Notizen, die Auszahlungsanordnung usw. im Archiv eines DMS abgelegt. Das Auffinden von Rechnungen für Sie und auch Prüfbehörden gestaltet sich einfach und schnell, da diese direkt mit dem Vorgang im Finanzwesen verknüpf sind. Sie legen hier die Basis für den Aufbau eines eAkte-Systems.
  • Langzeitarchivierung – gestattet das fälschungssichere Ablegen von Dokumenten mit Verwahr- und Aufbewahrungsfristen. Das im Bereich der E-Rechnung genutzte System in unserem Rechenzentrum (Kommunale Cloud) kann auch für andere Themen, wie die Ablage von Verträgen, Personalsachen, Urkunden etc. genutzt werden. Hierbei schaffen Sie in der Kombination mit dem DMS eine Möglichkeit der revisionssicheren Ablage, des schnellen Suchens und Findens sowie eines „Backups“ Ihrer Dokumente zur Vermeidung von Verlust durch Wasser, Brand, Diebstahl.
  • Mittelfristige Kostenersparnis – E-Rechnung führt Ihre Mitarbeiter an die Digitalisierung heran. Das Projekt reflektiert umfänglich, was ein durchgängiger medienbruchfreier Durchlauf und eine sichere Archivierung elektronischer Dokumente für Vorteile durch schnelle Verfügbarkeit, rasches Auffinden und einfache Ablage mit sich bringt. Es entfallen einen Vielzahl Routinearbeiten, wie „Lochen von Papier“, „Suchen von Akten“, „Abheften“, „Verbringen in Zwischen- und Endarchiven“, „Suchen von Akten“, „Aussondern und Vernichten“…

Die KIV Thüringen GmbH arbeitet seit einem halben Jahr erfolgreich an einem Pilotprojekt mit zehn Verwaltungen unterschiedlicher Größe. Konzept und Ergebnisse der Umsetzung stehen ab dem 1. Quartal 2019 allen Kunden zur Verfügung.

 

Wie können wir Sie unterstützen?

Durch die mit dem Gemeinde- und Städtebund Thüringen und dem Thüringer Finanzministerium geführten intensiven Gespräche werden unsere Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt stetig reflektiert und können somit bei der Erstellung von Richt- und Leitlinien, wie z. B. der Richtlinie zur Förderung von E-Government und IT in Thüringer Kommunen (Thüringer E-Government-Richtlinie – ThürEGovRL), mit berücksichtigt werden.

Unter dem Motto „Gemeinsam sind wir stark“ werden wir das Projekt der Einführung der elektronischen Rechnung bündeln und über ein eGovernment-Projekt zur Förderung einreichen.

Parallel dazu haben wir gemeinsam mit den Pilotkunden und unserer Projektgruppe einen abgestimmten Einführungsplan zur Umsetzung erarbeitet – sprechen Sie uns hierzu bitte an!

 

Machen Sie Ihre Verwaltung fit für die Zukunft!

Für die Einführung der E-Rechnung benötigen Sie eine umfassende Lösung, die einen automatischen und medienbruchfreien Ablauf vom Eingang (unsere Empfehlung: über den rechtssicheren elektronischen Kommunikationsweg De-Mail) über die Speicherung und Verarbeitung bis hin zu einer revisionssicheren Ablage ermöglicht. Nur die Einführung spezieller Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sind zwingend erforderlich, um die oben genannten Mehrwerte zu generieren. So werden ein Posteingangsmanagement und die „klassische“ Archivfunktion eines DMS benötigt, welches dann stetig in Übereinstimmung mit der fortschreitenden Umsetzung der Digitalisierung sowie den gesetzlichen Anforderungen (Online-Zugangsgesetz, Einführung der elektronischen Akte u.a.) ausgebaut und erweitert werden kann. Natürlich können auch bei Ihnen schon aktive Lösungen eines DMS erweitert und integriert werden. Wie oben dargestellt, können Sie für die revisionssichere Langzeitarchivierung auf Ressourcen unseres Rechenzentrums zurückgreifen, was Ihre Kosten stark reduziert und keinen Erstaufwand bedeutet.

Sprechen Sie uns an!