Allgemeine Datenschutzerklärung für die Nutzung eines Ticketsystems

  1. Betreiber

Betreiber des Ticketsystem ist:

KIV Thüringen GmbH

Ekhofplatz 2a

99867 Gotha

03621/45080

Verantwortlicher für die Verarbeitung der Daten ist der meldende Weisungsbefugte der weisungsbefugten Stelle.

  1. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Ticketsystem, um

  • Support‑Anfragen zu erfassen,
  • Tickets zu bearbeiten und zu dokumentieren,
  • mit Anfragenden zu kommunizieren,
  • technische Probleme zu analysieren und zu beheben,
  • unsere Servicequalität zu verbessern.
  1. Verarbeitete Datenarten

Im Rahmen der Ticketbearbeitung können folgende Daten verarbeitet werden:

  • Stammdaten (Name, Firma, Kontaktdaten)
  • Kommunikationsdaten (E‑Mail, Telefonnummer)
  • Ticket‑Inhalte (Fehlerbeschreibungen, Screenshots, Log‑Dateien)
  • System‑ und Metadaten (Zeitstempel, Ticketnummern, Bearbeitungsstatus)
  • Technische Daten (z. B. IP‑Adresse, Browserinformationen)
  1. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt gemäß:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Support‑Abwicklung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern freiwillig zusätzliche Daten bereitgestellt werden
  1. Empfänger der Daten

Je nach Systemarchitektur können Daten übermittelt werden an:

  • interne Support‑Mitarbeiter
  • IT‑Dienstleister, die das Ticketsystem betreiben
  • Hosting‑Provider
  • ggf. Software‑Hersteller (z. B. im Rahmen von Fehlermeldungen)

Mit allen externen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

  1. Speicherung und Löschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Ticketbearbeitung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

  1. Übermittlung in Drittländer

Falls das Ticketsystem oder einzelne Dienste außerhalb der EU betrieben werden, erfolgt die Übermittlung nur auf Basis:

  • eines Angemessenheitsbeschlusses der EU‑Kommission,
  • Standardvertragsklauseln (SCC),
  • oder anderer geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO.
  1. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene haben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen hierzu können an an den Betreiber unter Absatz 1 gerichtet werden.

  1. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für die Bearbeitung eines Tickets ist die Bereitstellung bestimmter Daten erforderlich.

Ohne diese Daten kann eine Support‑Anfrage ggf. nicht bearbeitet werden.

  1. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt.