Herausforderung E-Akte

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Was ist die E-Akte?

Als eAkte wird allgemein eine digitale Datensammlung bezeichnet, die nach dem Vorbild herkömmlicher Akten aufgebaut ist. Die Struktur der elektronischen Akten folgt der der physischen Akten: Aktendeckblätter, Laschen und Register sind in den meisten Anwendungen für eAkten vorgesehen. Angeboten werden digitale Akten von den Anbietern der ECM-Systeme sowie Dokumenten-Management-Systemen im Rahmen des Gesamtpaketes. Die eAkte soll die Verwaltung von Daten und Informationen vereinfachen.

Die elektronischen Systeme vereinfachen die Einhaltung der Revisionssicherheit und vereinfachen die Verwaltung hinsichtlich Ordnung und Raummanagement. Außerdem werden Arbeitsabläufe durch den möglichen Zugriff von verschiedener Seite aus vereinfacht. Revisionssicherheit bezieht sich hier auf verschiedene gesetzliche Vorgaben: Akten müssen unter Umständen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, bevor sie rückstandslos vernichtet werden sollten. Löschfristen und Zugangsberechtigungen sind bei Papierarchiven extrem arbeitsaufwendig in der Handhabung. Außerdem ist die Datensicherheit nicht immer gegeben. Bei der E-Akte werden diese Implikationen von Seiten der Software gewährleistet. Daher spricht man in diesem Zusammenhang von Revisionssicherheit.

Der größte Vorteil der digitalen Akte liegt darin, dass im Gegensatz zu Papierarchiven alle Informationen an einem einzigen Ort gespeichert werden können und jeder mit der entsprechenden Berechtigung Zugriff darauf hat. Bei Papierarchiven ist das nicht unbedingt der Fall. Beispielsweise sind die auf Papier festgehaltenen Daten und Informationen zu einer Person oder einem Sachverhalt bei den Bundesbehörden, bei Finanzamt, Einwohnermeldeamt, Verkehrsbehörde und dergleichen unter Umständen über mehrere Standorte verteilt. Im Rahmen der Umstellung auf die E-Akte werden alle Informationen in einem zentralen Netzwerk zusammengeführt.

Dieses zentrale Netzwerk hat unter anderem zur Folge, dass ohne große Umstände und Wartezeiten die einzelnen Sachbearbeiter/-innen in den unterschiedlichen Behörden Zugang zu allen Informationen haben. Es müssen keine Akten aus anderen Gebäuden oder Städten geordert werden. Das Netzwerk ist komplett digital.

Im Vergleich zur Papierakte ist die E-Akte schwerer zu manipulieren und sicherer vor Eingriffen von außen. Die für die Bearbeitung und Verwaltung der E-Akte nötige Software verfügt über die nötigen Sicherheitsmaßnahmen, um Hackerangriffe und das unbefugte Auslesen der Akten zu unterbinden.