Herausforderung E-Mail-Archivierung

Pflicht bereits seit 01.01.2017.
Und wie sieht es bei Ihnen aus?

Was heißt E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten und zum anderen Anforderungen von Unternehmen und Privatleuten an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse.

Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente.

„Weitere Vorgabe der GoBD ist, dass die E-Mails unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann. Auch sollte das System protokollieren können, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde.“
Datenschutzbeauftragter-info.de vom 08.03.2017

Was bietet die KIV Thüringen GmbH?

Wir sind Partner der Hans Held GmbH und vertreiben und betreuen des Dokumentenmanagementsystem (DMS) REGISAFE – eine der leistungsfähigsten zentralen Applikation und Bürolösung. Mit diesem DMS sind wir nicht nur in der Lage, E-Mails und De-Mail revisions- und rechtssicher zu archivieren, sondern Ihre komplette Schriftgutverwaltung, den kompletten elektronischen und analogen Posteingang, elektronische Akten nach dem Thüringer Aktenplan zu realisieren und durch Einzelverfahrenspakete (z.B. Sitzungsdienst oder Ratsinformationssystem) zu erweitern.