Herausforderung E-Rechnung

Bis Ende 2019 muss die elektronische Rechnung in den Thüringer Kommunen umgesetzt werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier.

Grundlegende Vorgaben zur Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber machen die Richtlinien 2010/45/EU und 2014/55/EU. Diese gibt den Mitgliedstaaten vor, öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu verpflichten. Ziel ist nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren.

„Unser Bestreben geht dahin, Insellösungen zu vermeiden und Synergieeffekte zu nutzen. Es macht wenig Sinn, eine gekapselte Lösung für die E-Rechnung zu haben und bei der E-Mail-Archivierung oder der E-Akte wieder von vorn zu beginnen.“

Eine elektronische Rechnung in einem elektronischen Format (z. B. .pdf) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. Die menschliche Lesbarkeit muss gegeben sowie die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.

Folgende Gesetze und Verwaltungsanweisungen sind im Zusammenhang mit der E-Rechnung relevant:

Abgabenordnung (AO)
BMF-Schreiben IV D 2 – S 7287-a/09/10004 vom 2. Juli 2012
BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/12/10001 vom 14. September 2012
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
EDI-Empfehlung der Europäischen Kommission 94/820/EG vom 19. Oktober 1994
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 vom 14. November 2014 (GoBD))
Handelsgesetzbuch (HGB)
Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Zivilprozessordnung (ZPO)

Was ist zu tun?

Im Rahmen der Einführung der E-Rechnung sind umfangreiche technische und organisatorische Tätigkeiten durchzuführen. So muss ein möglichst rechtssicherer Übertragungsweg angeboten werden. Die vorhandene Software (HKR-Programm) ist auszubauen, neue Software anzuschaffen. So ist bei einer Neuanschaffung bzw. einem Ausbau eines Dokumentenmanagementsystem für die rechtssichere Ablage bereits dessen weitere Verwendbarkeit für andere Herausforderungen (E-Mail-Archivierung, Einführung E-Akte, Datenschutzgrundverordnung u.a.) zu berücksichtigen. Vor allem die hausinternen Abläufe bei Rechnungseingang und Anordnung müssen unter die Lupe genommen und den neuen Möglichkeiten angepasst werden.

Was bietet die KIV Thüringen GmbH?

Im März 2018 haben wir ein Pilotprojekt zur Einführung der E-Rechnung mit zehn repräsentativen Kunden von Landkreis bis Gemeindeverwaltung aufgelegt und begleiten sie im Zeitraum eines Jahres bei der Durchführung des Projektes. Die dabei gesammelten Erfahrungen stellen anschließend allen Kunden zur Verfügung. Auf Basis eines Erst-Checks unterstützen wir die Verwaltungen bei der Gründung einer Projektgruppe und führen gemeinsam im Rahmen eines umfangreichen Projektmanagements alle erforderlichen Tätigkeiten durch.