{"id":423,"date":"2018-04-26T15:47:56","date_gmt":"2018-04-26T13:47:56","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.152.35\/?page_id=423"},"modified":"2024-11-19T15:42:03","modified_gmt":"2024-11-19T14:42:03","slug":"e-mail-archivierung","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/portal.kiv-thueringen.de\/web\/loesungen\/e-mail-archivierung\/","title":{"rendered":"E-Mail-Archivierung"},"content":{"rendered":"

Herausforderung E-Mail-Archivierung<\/span><\/h1>\n

Pflicht bereits seit 01.01.2017.
\nUnd wie sieht es bei Ihnen aus?<\/h2>\n

<\/h3>\n

Was hei\u00dft E-Mail-Archivierung?<\/h3>\n

E-Mail-Archivierung ist eine eigenst\u00e4ndige Bezeichnung f\u00fcr eine langfristige, unver\u00e4nderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen f\u00fcr die l\u00fcckenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten und zum anderen Anforderungen von Unternehmen und Privatleuten an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse.<\/p>\n

Die Grunds\u00e4tze f\u00fcr die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchf\u00fchrung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grunds\u00e4tze ordnungsgem\u00e4\u00dfer Buchf\u00fchrung (GoB).<\/p>\n

Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datentr\u00e4ger. Ihr Zweck ist nicht prim\u00e4r die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datentr\u00e4ger vorzuhalten sind, h\u00e4ngt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen f\u00fcr Unternehmen sind in den \u00a7\u00a7 238, 257 HGB und \u00a7 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen f\u00fcr kaufm\u00e4nnische Dokumente.<\/p>\n

„Weitere Vorgabe der GoBD ist, dass die E-Mails unver\u00e4ndert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erf\u00fcllt die Anforderungen an die Unver\u00e4nderbarkeit regelm\u00e4\u00dfig nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die gesch\u00e4ftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zus\u00e4tzliche Sicherungsma\u00dfnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unver\u00e4nderbarkeit der Daten gesichert werden kann. Auch sollte das System protokollieren k\u00f6nnen, wann und inwieweit ein Dokument ge\u00e4ndert wurde.“<\/span><\/em>
\nDatenschutzbeauftragter-info.de vom 08.03.2017<\/span><\/p><\/blockquote>\n

Was bietet die KIV Th\u00fcringen GmbH?<\/h3>\n

Wir sind Partner der comundus regisafe GmbH und vertreiben und betreuen des Dokumentenmanagementsystem (DMS) regisafe – eine der leistungsf\u00e4higsten zentralen Applikation und B\u00fcrol\u00f6sung. Mit diesem DMS sind wir nicht nur in der Lage, E-Mails und De-Mail revisions- und rechtssicher zu archivieren, sondern Ihre komplette Schriftgutverwaltung, den kompletten elektronischen und analogen Posteingang, elektronische Akten nach dem Th\u00fcringer Aktenplan zu realisieren und durch Einzelverfahrenspakete (z.B. Sitzungsdienst oder Ratsinformationssystem) zu erweitern.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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